Soru & Cevap
Eski çalışanlarımızın özlük dosyalarını ofisteki kilitli olmayan bir dolapta tutuyoruz. Dosyalar çalınırsa fiziki evrak olduğu için KVKK'ya girer mi?
Kişisel verilerin korunması ve saklanması yükümlülüğü yalnızca dijital sistemlerdeki kayıtları değil, şirketinizde fiziksel ortamlarda basılı olarak saklanan kağıt evrakları da doğrudan kapsamaktadır. İlgili düzenlemeler uyarınca, fiziki arşivinizdeki belgelerde yer alan kişisel bilgilerin yetkisiz kişilerin eline geçmesini önlemek için, bu ortamların da yetkisiz giriş çıkışlara karşı fiziksel güvenliğini sağlamanız kilit bir gerekliliktir. Kilitli olmayan bir dolapta veya herkesin kolayca erişebileceği bir alanda çalışanlara ait özlük dosyalarını saklamak, fiziksel güvenlik tedbirlerinin alınmaması anlamına geldiği için bir veri güvenliği ihlali şeklinde yorumlanabilecek bir eylemdir. Sadece hırsızlık durumlarına karşı değil, olası su baskını veya yangın gibi afetlere karşı bile yeterli çevresel önlemlerin alınıp alınmadığı idari mercilerce sorgulandığından, dolaplarınızın kilitli tutulması ve bu arşive erişimin sınırlandırılması hukuki ihtilaflarda sizi koruyacak adımlardır.