Makale

İşçi ve işveren arasındaki hukuki ilişki, doğası gereği yoğun bir veri alışverişini barındırır. Bu veri akışı henüz iş sözleşmesi kurulmadan önce, işe alım ve mülakat aşamalarında başlamakta ve iş sözleşmesi sona erdikten sonra dahi kanuni saklama süreleri boyunca devam etmektedir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), işverenlere bu süreçlerin tamamında şeffaf, ölçülü ve hukuka uygun davranma yükümlülüğü getirmektedir. Özellikle çevrimiçi iş görüşmelerinde elde edilen görsel ve işitsel verilerden, adayların özel hayatlarına ilişkin sorulan sorulara kadar birçok husus hukuki incelemeye muhtaç hale gelmiştir. İşverenlerin veri sorumlusu sıfatıyla hareket ettikleri bu dönemlerde, adayların ve eski çalışanların haklarını ihlal etmemesi, yalnızca meşru menfaat ve yasal zorunluluk sınırları içerisinde kalması gerekmektedir. İşe alım aşamasında toplanan genel nitelikli kişisel veriler ile sağlık gibi özel nitelikli kişisel veriler, birbirinden farklı işleme şartlarına tabi tutulmuş olup kural ihlalleri ciddi idari para cezaları ile sonuçlanabilmektedir.

İşe Alım Aşamasında Kişisel Verilerin İşlenmesi

İş görüşmeleri sırasında işverenin, adayın işe uygunluğunu değerlendirebilmek amacıyla isim, soy isim, iletişim bilgileri ve eğitim durumu gibi temel kişisel verileri talep etmesi olağan bir süreçtir. Bu genel nitelikli verilerin işlenmesi, iş sözleşmesinin kurulmasıyla doğrudan ilgili olduğundan kural olarak hukuka uygundur. Ancak, işverenlerin adaylardan bilgi talep ederken ölçülülük ilkesine ve meşru menfaat sınırlarına azami dikkat etmesi şarttır. Örneğin; sosyal yardımların planlanması için adayın medeni durumu sorulabilirken, evlilik planlarının veya çocuk sahibi olma niyetinin sorgulanması özel hayatın gizliliğini ihlal eder niteliktedir. Öte yandan, önceki işten ayrılma sebebinin sorgulanması, yasal sorumluluklar bağlamında hukuka uygun kabul edilmektedir. Yine adayın rakip firmada çalışan yakını olup olmadığının sorulması normal şartlarda özel hayata müdahale sayılsa da, adayın erişeceği ticari sırlar düşünüldüğünde ve uzaktan çalışmanın getirdiği güvenlik riskleri değerlendirildiğinde istisnai olarak makul görülebilmektedir.

Sağlık Bilgileri ve Biyometrik Verilerin Talep Edilmesi

İşçi adayının sağlık durumu bilgileri, KVKK uyarınca kural olarak işlenmesi yasak olan özel nitelikli kişisel veri statüsündedir. Henüz bir iş sözleşmesi kurulmadığı için istihdam ve iş sağlığı istisnaları bu aşamada uygulanamaz; bu nedenle adayın açık rızasının alınması veya bu verilerin bizzat aday tarafından özgeçmişinde alenileştirilmiş olması gerekir. İşin zorunlu kıldığı durumlar haricinde kadın adaylara hamilelik durumunun sorulması ise cinsiyet temelli ayrımcılık yasağının ihlali sayılmakta ve Türkiye İnsan Hakları ve Eşitlik Kurumu tarafından idari yaptırımlara konu olmaktadır. Ayrıca, işe alım süreçlerinde kullanılan video konferans uygulamaları üzerinden alınan görüntü ve ses kayıtları yetkili kurul kararları uyarınca biyometrik veri olarak değerlendirilebilmektedir. Bu platformların genellikle yurtdışı merkezli sunucular kullanması sebebiyle, adaylardan yurtdışına veri aktarımı konusunda yasal usullere uygun şekilde açık rıza alınması büyük bir yasal zorunluluktur.

İş Sözleşmesinin Sona Ermesi ve Verilerin Saklanması

İş sözleşmesinin feshi ile birlikte işverenin, çalışana ait kişisel verileri işlemeye devam etmesini gerektiren temel hukuki sebepler kural olarak ortadan kalkmaktadır. KVKK hükümleri gereğince, işleme amacı ortadan kalkan kişisel verilerin resen veya eski çalışanın talebi üzerine gecikmeksizin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi şarttır. Eski çalışanın bilgileri, açık rızası olmaksızın üçüncü kişilerle paylaşılamaz veya amacı dışında kullanılamaz. Örneğin; işten ayrılan bir personelin cep telefonu numarasının kargo veya lojistik süreçlerinde kullanılmaya devam edilmesi veya tanıtım videolarındaki görüntülerinin reklam amacıyla web sitesinde tutulması, doğru ve güncel olma ilkesine aykırılık teşkil etmektedir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, önüne gelen şikayetlerde bu tür ihlallere karşı veri sorumlularına idari para cezası uygulayarak eski çalışanların verilerinin korunmasını güvence altına almaktadır.

Kanuni Saklama Süreleri ve Yasal İstisnalar

Her ne kadar iş sözleşmesi bitiminde verilerin silinmesi ana kural olsa da, işverenlerin mevzuatlardan doğan hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmeleri için bazı kayıtları kanuni saklama süreleri boyunca muhafaza etmeleri yasal bir zorunluluk olarak karşılarına çıkmaktadır. Bu istisnai saklama durumları şu şekilde sıralanabilir:

• Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu uyarınca, personelleri kapsayan işyeri defter ve belgelerinin ilgili yılı takip eden yıldan itibaren 10 yıl boyunca saklanması zorunludur.
• İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği gereğince, personele ait sağlık dosyaları ve kayıtların sözleşme bitiminden itibaren en az 15 yıl muhafaza edilmesi gerekmektedir.
• İş Kanunu kapsamında eski çalışana verilmek üzere hazırlanan çalışma belgesi gibi evrakların tutulması da yasal yükümlülüklerin bir parçasıdır.

Söz konusu belgelerin yasal süreler dolduğunda usulüne uygun şekilde imha edilmesi, veri ihlallerini önlemek adına işverenin temel idari yükümlülükleri arasındadır.