Arabulucu Sözleşmesinde Kişisel Veri İşleme Şartları

Alternatif bir uyuşmazlık çözüm yöntemi olan arabuluculuk faaliyetinin hukuki zeminini oluşturan arabulucu sözleşmesi, uyuşmazlığın tarafları ile arabulucu arasında kurulan ve sürece dair hak ile yükümlülükleri belirleyen temel bir metindir. Bu sözleşmenin kurulması ve ifası aşamalarında taraflara ait çeşitli kişisel verilerin işlenmesi hukuki bir zorunluluk olarak karşımıza çıkmaktadır. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu sıfatını haiz olan arabulucu, işleme faaliyetini kanunda açıkça düzenlenen hukuka uygunluk sebepleri çerçevesinde yürütmekle mükelleftir. İlgili mevzuat uyarınca kişisel verilerin işlenme şartları, verinin genel veya özel nitelikli olmasına göre farklı yasal dayanaklara tabi tutulmuştur. Arabuluculuk uygulamalarında hukuki belirliliğin sağlanması ve tarafların mahremiyet haklarının korunması adına, verilerin hangi hukuki gerekçelerle işlenebileceğinin sınırlarının doğru çizilmesi hayati önem taşımaktadır. İşbu incelemede, sözleşme ilişkisi bağlamında genel ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartları, mevzuat değişiklikleri ve hukuki uygunluk sebepleri ekseninde ele alınacaktır.

Genel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Arabulucu sözleşmesinin geçerli bir şekilde kurulabilmesi ve arabuluculuk faaliyetinin ifa edilebilmesi için uyuşmazlığın taraflarına ve arabulucuya ait kimlik, iletişim ve banka bilgileri gibi genel nitelikli kişisel veriler işlenmektedir. Kanuni düzenlemeler uyarınca, kural olarak kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez; ancak kanunda sayılan istisnai hallerin varlığı durumunda rıza aranmamaktadır. Arabuluculuk pratiğinde en sık karşılaşılan hukuka uygunluk sebebi, sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması şartıdır. Arabulucu sözleşmesinin taraflarının ad, soyad, kimlik numarası ve imza gibi verilerinin işlenmesi, sözleşmenin geçerliliği ve uyuşmazlığın çözümü neticesinde hazırlanacak anlaşma belgesinin hukuki sonuç doğurabilmesi için elzemdir. Veri sorumlusu sıfatıyla arabulucu, arabuluculuk faaliyetinin doğasından kaynaklanan bu zorunluluk çerçevesinde, tarafların açık rızasına ihtiyaç duymaksızın asgari düzeydeki kişisel verileri hukuka uygun bir biçimde işleme yetkisine sahiptir.

Kanunda Açıkça Öngörülme ve Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi

Genel nitelikli kişisel verilerin açık rıza olmaksızın işlenebileceği bir diğer önemli hukuka uygunluk sebebi ise işleme faaliyetinin kanunda açıkça öngörülmesi ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi halleridir. Arabuluculuk kurumu, Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu ile yasal bir çerçeveye oturtulmuştur. Arabulucu, bu kanundan aldığı yetki ve görevler kapsamında uyuşmazlığın çözümü için gerekli olan bilgi ve belgeleri toplarken doğrudan kanunun kendisine verdiği yetkiyi kullanmaktadır. Dolayısıyla, süreç kapsamında zorunlu olan bildirimlerin yapılması, tutanakların düzenlenmesi ve sürecin resmi mercilerle koordinasyon içinde yürütülmesi gibi işlemlerde tarafların kişisel verilerinin işlenmesi, hukuki yükümlülüğün ifası bağlamında değerlendirilir. Bu hallerde taraflar, kişisel verilerinin işlenmesi hususunda açık rızalarının bulunmadığı gerekçesiyle herhangi bir talepte bulunamazlar; zira işlem doğrudan mevzuatın emrettiği sınırlar dahilinde gerçekleşmektedir.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesindeki Hukuki Kriterler

Üçüncü kişilerin öğrenmesi halinde ayrımcılığa veya hak kaybına yol açabilecek nitelikteki özel nitelikli kişisel veriler, arabuluculuk uyuşmazlıklarının türüne göre sürece sıklıkla dahil olmaktadır. İşçi ve işveren uyuşmazlıklarında sağlık verileri veya ceza hukuku bağlantılı süreçlerde sabıka kayıtları gibi hassas bilgilerin yanı sıra, sözleşmelerde yer alan ıslak imza yahut çevrimiçi toplantılardaki ses ve görüntü kayıtları gibi biyometrik veriler bu kapsama girmektedir. Güncel yasal değişiklikler ile sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler ile diğer özel nitelikli veriler arasındaki ikili ayrım kaldırılarak tüm hassas veriler için yeknesak işleme şartları getirilmiştir. Bu doğrultuda, kural olarak özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin şüpheye yer bırakmayan açık rızası şarttır. Ancak mevzuatta belirtilen istisnai hallerin varlığında, örneğin istihdam veya sosyal güvenlik yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla, rıza aranmaksızın özel nitelikli veriler bakımından sınırlı bir işleme yapılabilmesi mümkündür.

Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması İçin

Arabuluculuk sürecinde, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine dayanak oluşturan bir diğer kritik istisna ise bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması durumudur. Arabuluculuk faaliyetinde taraflar haklarını ileri sürerken veya savunmalarını gerçekleştirirken birtakım hassas belgeleri arabulucuya sunmak durumunda kalabilirler. İş kazalarından kaynaklanan tazminat taleplerinde sağlık raporlarının ibraz edilmesi, tarafın hakkını arayabilmesi için vazgeçilmez bir hukuki gerekliliktir. Arabulucu, bu süreçte kendisine tevdi edilen özel nitelikli verileri, salt uyuşmazlığın çözümü ve hakkın tespiti gayesiyle işleme hakkına sahiptir. Lakin bu aşamada veri sorumlusu olan arabulucunun, elde ettiği hassas verilerin korunmasına matuf olarak kanunun aradığı yeterli idari ve teknik tedbirleri alması, yetkisiz erişimleri engellemesi ve uyuşmazlığın çözümüne hiçbir katkı sağlamayan gereksiz verilerin toplanmasından veya muhafaza edilmesinden mutlak surette kaçınması emredici bir yasal zorunluluktur.