E-Genel Kurullarda Teknik Hatalar ve Hukuki Çözümler

Anonim şirketlerin elektronik genel kurul toplantılarında karşılaşılan en kritik meselelerden biri, bilişim sistemlerinde meydana gelebilecek öngörülemeyen teknik arızalardır. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve ilgili alt mevzuatta, sistemin kesintiye uğraması durumunda uygulanacak spesifik prosedürlere dair açık bir yasal düzenleme bulunmamaktadır. Mevzuattaki bu boşluk, bilişim hukuku uygulamaları çerçevesinde mevcut kuralların yorumlanmasını ve pratik hukuki çözümlerin üretilmesini zorunlu kılmaktadır. Toplantı öncesinde sistemin çökmesi, pay sahiplerinin katılım tercihlerini veya oylarını sisteme kaydetmelerini engelleyerek sistemin varlık amacını zedeleyebilir. Toplantı anında meydana gelen teknik sorunlar ise, görüntü ve ses naklinin kesilmesi veya platformun tamamen işlevsiz hale gelmesi şeklinde iki ana kategoride değerlendirilmelidir. Her iki senaryoda da toplantı başkanının alacağı kararlar, genel kurul kararlarının geçerliliğini ve pay sahiplerinin iptal davası açma haklarını doğrudan etkileyecektir.

Görüntü ve Ses Naklinin Kesilmesinin Hukuki Etkileri

Elektronik platform üzerinden gerçekleştirilen toplantılarda, görüntü ve ses naklinin kesilmesi tek başına pay sahipliği haklarının kullanılmasını engelleyen mutlak bir aykırılık olarak değerlendirilemez. Eğer platform üzerindeki yazılı iletişim alanı aktif durumdaysa ve katılımcılar görüşülen gündem maddelerini takip edebiliyor, görüş veya önerilerini yazılı olarak sunabiliyor ve en önemlisi oylama işlemlerine katılabiliyorsa, hukuki açıdan toplantıya katılım hakkının ihlal edildiğinden söz edilemez. Sistemin sadece metin tabanlı işleyişe izin vermesi, anlık gelişmelere dair bilgilendirmenin yazılı yapılması kaydıyla, pay sahiplerinin ortaklık haklarını kullanabilmesi için yeterli kabul edilmektedir. Bu nedenle, teknik bir kesinti yaşandığında toplantı başkanının derhal sistemi test etmesi ve yazılı modülün durumuna göre toplantının devamına karar vermesi, hukuki güvenliğin sağlanması açısından büyük önem taşımaktadır.

Elektronik Platformun Tamamen Çökmesi ve Çözüm Yolları

Platformun tamamen çökmesi ve teknik arızanın kısa sürede giderilemeyeceğinin anlaşılması durumunda, toplantı başkanlığının yönlendirmesi hukuki geçerlilik açısından kritik bir role sahiptir. Bu noktada, elektronik ortamda kullanılan ancak sistemsel hata nedeniyle iletilemeyen kullanılamayan oy oranının, kararın sonucunu değiştirip değiştirmeyeceğine bakılmalıdır. Kullanılamayan oyların karara etki edecek oranda olması halinde, eğer görüntü ve ses bağlantısı çalışıyorsa, toplantı başkanı oyların Merkezi Kayıt Kuruluşu portalındaki formlar doldurularak şirketin KEP adresine (Kayıtlı Elektronik Posta) gönderilmesine karar verebilir. Ayrıca sistem çöktüğünde bile, teknik sorun öncesinde önceden kaydedilen oylar, sistem tarafından otomatik olarak şirketin KEP adresine iletilecektir. Hem platformun hem de ses/görüntü aktarımının kesilmesi durumunda ise, önceden kaydedilmiş oyların karar yeter sayısını sağlayıp sağlamadığı kontrol edilmeli, sağlanamıyorsa toplantıya derhal ara verilmelidir.

Oyların Sonuca Etki Etmemesi ve İptal Davası Hakkı

Teknik sorun nedeniyle sisteme yansımayan elektronik oyların, fiziki katılımcıların oyları karşısında kararı değiştirmeye yetmeyecek oranda olması ihtimalinde farklı bir hukuki prosedür işletilmektedir. Divan başkanlığının kararıyla toplantıya devam edilmesi mümkündür. Bu senaryoda önceden kaydedilen oylar yine şirketin KEP adresine gönderilir. Ancak oyunu önceden kaydetmemiş olup gündem maddesine olumsuz oy vermek ve muhalefet beyanında bulunmak isteyen pay sahipleri, toplantı gününün ertesi günü saat 12:00'ye kadar MKK portalındaki formları doldurarak KEP üzerinden bildirim yapabilirler. Bu bildirim süresinin sonunda tutanak değiştirilemez; fakat süresinde KEP üzerinden muhalefetini ileten pay sahiplerinin itirazları, Türk Ticaret Kanunu'nun 446. maddesi uyarınca genel kurulun iptali davası açılabilmesi için toplantı tutanağına işlenmiş olarak kabul edilir.

Mevzuat Boşlukları Karşısında Hukuki Önlemler

Elektronik genel kurulların yasal altyapısında, teknik aksaklıklara dair spesifik kuralların yer almaması, doktrinde ve uygulamada çeşitli çözüm önerilerini gündeme getirmiştir. Teknik arızaların yaratacağı hukuki belirsizlikleri asgari düzeye indirmek adına, birtakım sistemsel ve hukuki önlemlerin alınması zorunludur. Arıza anında uygulanacak adımlar şunlardır:

• Teknik aksaklık yaşanmadan önce müzakere edilen ve usulüne uygun şekilde karara bağlanan gündem maddelerinin tekrar görüşülmeyeceğinin açıkça güvence altına alınması.
• Olası çökme senaryolarına karşı, oyların sisteme önceden kaydedilmesi yönteminin aktif olarak teşvik edilerek hak kayıplarının önüne geçilmesi.
• Sistem arızası esnasında kullanılamayan oy oranının karara etkisini tespit etmek üzere başkanlık divanının acil durum prosedürü işletmesi.